Actualité – gestion des immobilisations

Dans cet entretien, Dominique Bottazzi, Directeur de la BU Financière Cabinet Roux, revient sur les obligations des entreprises en matière de gestion des immobilisations physiques, les risques liés à un contrôle insuffisant, et les avantages d’une démarche structurée et outillée pour fiabiliser la gestion du patrimoine.

Dominique, est-il obligatoire pour les entreprises de réaliser un inventaire physique de leurs immobilisations ?

Dominique.B : Les entreprises ont l’obligation, à chaque clôture d’exercice, de procéder à une revue complète des actifs et passifs figurant à leur bilan. En revanche, les modalités de cette revue ne sont pas imposées par la réglementation :  elles restent à l’appréciation de la direction financière. L’inventaire physique n’est donc pas obligatoire au sens strict, mais s’agissant des immobilisations, c’est la méthode de contrôle la plus fiable.

Que doit-on entendre exactement par revue des actifs et des passifs ?

Dominique.B : Le bilan doit permettre aux tiers, notamment les actionnaires, de disposer d’une vision claire de la situation patrimoniale de l’entreprise. Le principe fondateur est la sincérité des informations. Cela implique de vérifier non seulement la présence physique des actifs mais également leur utilisation réelle et leur valeur actuelle (Fair Value). Les actifs peu ou pas utilisés ou dont la valeur actuelle est inférieure à la valeur nette comptable, doivent être dépréciés (Impairment test).

Quels sont les risques pour une entreprise qui ne réalise pas d’inventaire physique et qui ne procède pas à une revue sérieuse de ses actifs/passifs ?

Dominique.B : Les risques sont de deux ordres. Le premier est une perte de confiance des commissaires aux comptes dans la robustesse des procédures de contrôle interne, pouvant entraîner parfois des réserves dans le rapport annuel. Le second survient en cas de difficultés économiques. La diffusion d’informations erronées, qu’elle soit volontairement ou simplement liée à un manque de contrôle, peut fausser la perception de la situation réelle par les tiers. Ces derniers auraient pris d’autres décisions s’ils avaient été mieux ou plus justement informés. Dans ce cas, ils peuvent s’appuyer sur cet argument pour dégager leur responsabilité, voire engager celle des mandataires sociaux pour le préjudice subi.

Au-delà des conséquences d’une mauvaise gestion des immobilisations, il me semble important de rappeler qu’une bonne gestion peut aussi avoir des effets très positifs.

En quoi est-ce un levier de performance ?

Dominique.B : Le patrimoine de l’entreprise reflète sa richesse et son savoir-faire. Bien connaître son actif permet de mieux piloter ses investissements et d’optimiser sa gestion. L’enrichissement du système d’information sur l’axe analytique affine le calcul des coûts de production, ce qui peut s’avérer déterminant pour gagner des marchés … ou préserver sa compétitivité face à ses concurrents mieux structurés.

Faut-il tout inventorier ? Et comment faire lorsqu’une partie des immobilisations ne s’y prête pas ?

Dominique.B : Pas forcément, tout dépend de l’activité de l’entreprise et de la structure de ses immobilisations. La première étape consiste à analyser les immobilisations par catégorie, montant et ancienneté, en appliquant le principe financier et comptable de seuil de signification. Nous identifions ensuite la fameuse « tête de Pareto » afin de nous focaliser sur les 20% d’actifs qui cumulent 80% de la valeur brute.

Par ailleurs, tout n’est pas physiquement inventoriable, ni même visible. Certaines immobilisations, notamment dans les industries de process (chimie, pétrochimie, nucléaire etc), nécessitent davantage un travail d’enquête technique qu’un inventaire physique au sens strict. C’est également le cas pour les installations générales et les agencements de construction.

Dominique, quelle est, selon vous, la véritable valeur ajoutée d’un prestataire extérieur dans la réalisation d’un inventaire des immobilisations ?

Dominique.B : En réalité, la question pourrait-être inversée : une entreprise est-elle réellement en mesure de mener seule un inventaire juste et complet ?

Le mot « inventaire » est d’ailleurs ambivalent. Il peut désigner un simple comptage, dénombrement ou bilan de situation à date.

Or tout n’est pas inventoriable et certains actifs nécessitent des enquêtes ou des audits spécifiques. Où fixer le curseur ?

Certaines entreprises se contentent d’envoyer, une fois par an, le fichier des immobilisations au directeur technique ou aux services maintenance pour mises à jour. Cette approche est largement insuffisante en termes de fiabilisation du process.

De nombreux groupes centralisent la gestion comptable des immobilisations au sein de Centres de Services Partagés (CSP) souvent délocalisés. Il n’existe, plus sur les sites de production, de compétences polyvalentes ou de structure d’échanges. Les échanges entre fonctions techniques et comptables sont de plus en plus rares, chacun travaillant dans son silo, le plus souvent sous contrainte de temps.

C’est là qu’intervient la valeur ajoutée du prestataire spécialisé. Il apporte une expertise méthodologique, des outils informatiques dédiés et des équipes formées dont le rôle est d’optimiser le temps des opérationnels de l’entreprise. Il résout les difficultés liées aux lignes globalisées, libellés mal formulés, ou mouvements mal tracés, et assume la responsabilité des arbitrages lorsque les informations sont incomplètes.

Très concrètement, comment pouvez-vous débloquer une situation alors que les professionnels en interne, pourtant familiers du site, n’y sont pas parvenus ?

Dominique.B : Tout simplement parce que le sujet n’a certainement pas été abordé sous le bon angle, faute d’expérience ou de moyens adaptés. Comme dit précédemment, la direction comptable ou le Centre de Services Partagés (CSP) se contente d’envoyer le fichier des immobilisations aux services techniques en leur demandant d’en faire une analyse critique. Si les libellés ou les localisations sont imprécises, le blocage est immédiat : le technicien ne sait pas et n’a ni les moyens, ni le temps, de dépasser ce point de blocage.

Un prestataire expérimenté aborde le sujet différemment. Il commence par dresser un inventaire physique exhaustif, qui devient le socle fiable sur lequel il s’appuie lors du rapprochement. Cet inventaire terrain est ensuite comparé à « l’aveugle » avec la base d’immobilisations. Même si les localisations sont erronées et/ou les libellés ambigus, il peut recouper les informations à l’aide d’autres critères (années d’acquisition, valeur des actifs) afin d’identifier par exemple des rapprochements complémentaires.

En phase de finalisation et de traitement des écarts, la réalité des actifs existant sur le terrain constitue un point stable. Cela évite de perdre du temps à rechercher des immobilisations qui n’existent plus depuis des années et cela permet ainsi de restituer une vision claire, structurée et actualisée du patrimoine de l’entreprise.

Enfin, pourquoi travailler avec Cabinet Roux plutôt qu’un autre prestataire ?

Dominique.B : Cabinet Roux est, à ce jour, le seul prestataire capable de répondre à l’ensemble des enjeux liés à la revue des actifs. Nous réalisons non seulement un inventaire physique, mais aussi la valorisation des immobilisations (fair value et valeur d’assurance). Grâce à notre filiale OPTIMMO, nous proposons un logiciel de gestion comptable et physique des immobilisations. Nous accompagnons également la revente des actifs inutilisés via notre plateforme de cession de matériels industriels HALLFORPRO.

Dominique BOTTAZZI – Directeur du Pôle Expertises Financières